Für jedes Hotel, jeden Gastrobetrieb und jede touristische Organisation gilt die Herausforderung, die Balance aus Kundenorientierung und Wirtschaftlichkeit zu halten. Der Kunde ist natürlich immer König, trotzdem soll das Hotel oder der Gastrobetrieb rentieren. Die Gäste wollen zum einen immer mehr Leistung für immer weniger Geld, und das am besten rund um die Uhr. Zum Zweiten ist das Gästeverhalten individuell und nicht zu lenken – da kann das Personal noch so qualifiziert und eingespielt sein. Eine Automatisierung bestimmter Prozesse hilft daher, Ressourcen zu sparen, und ermöglicht obendrein mehr Komfort für Gäste und Mitarbeitende.
Zudem ist jedes Hotel, jeder Gastrobetrieb und jede touristische Organisation auch in der IT gefordert: Die Sicherung von Kundendaten und die Kommunikationsstabilität bilden das Rückgrat eines jeden seriösen Betriebs. Fällt die Kommunikationslösung aus, können keine Reservationen getätigt werden. Fällt das Telefon aus, fallen Buchungen aus. Gefahren wie Datendiebstahl, Zugriffsprobleme oder Datenverlust könnten zu Problemen wie Überbuchungen führen; die Daten sollten deswegen gesichert sein. Eine weitere Herausforderung stellt der Schutz der Gäste und Hotel- oder Gastro-Mitarbeitenden im Kontext der Gebäudesicherheit dar.